oDEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
El amplio departamento de mantenimiento de una propiedad grande es supervisado por el director de mantenimiento quien contrata a un grupo de mecánicos, plomeros, carpinteros, y especialistas en alfombras y tapicerías.
oDEPARTAMENTO DE RESERVACIONES
El departamento de reservaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.
Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.
El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de Internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes para garantizar las reservas.
DESCRIPCION DE PUESTOS
•GERENTE DE RESERVACIONES :
* Controla y coordina todas las reservaciones
* Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas
* Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para
Asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.
* Mantiene relaciones coordínales con los suplidores
* Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las instrucciones de los
Departamentos competentes.
* Asegura que la base de datos del centro de cómputos esta actualizada
* Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo día
* Asegura la exactitud en la preparación de los informes: forecast, Ocupación, etc. dando especial atención a las tendencias del mercado
para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.
•AGENTE DE RESERVACIONES:
* Su principal objetivo es vender habitaciones
* Toma las reservas y las computa.
* Mantiene actualizado el centro de cómputos para un forecast lo mas Próximo a la realidad posible.
* Elabora los reportes del departamento
* Apoya al gerente de reservaciones en sus actividades: atención de suplidores,
Huéspedes, etc.
* Atiende las sugerencias y quejas de huéspedes en el hotel en cuanto a la
asignación de habitaciones y reservaciones.
OTRAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
•Postear los cargos por depósitos de reservas
•Monitorear la disponibilidad de habitaciones
•Asistir al personal de recepción en el proceso de check in/ check out cuando sea necesario
•Prepara la lista de llegadas para recepción
DEPARTAMENTO DE PERSONAL : Un hotel grande y moderno es una organización sumamente compleja, la cual puede ofrecer al publico múltiples servicios es decir no tan solo habitaciones, sino varios restaurantes y cafeterías en los cuales se pueden encontrar diferentes tipos de alimentos y precios; también contiene bares, boutiques, centros nocturnos, albercas y balnearios de aguas termales. En virtud de lo anterior se puede considerar a un hotel de esta naturaleza como una pequeña unidad dentro de sus muros; debido a su complejidad no es posible hablar de una sola especialidad en la industria hotelera, sino que existe una amplia variedad de especialidades, como se podrá observar en los organigramas que aparecen en las páginas siguientes:
En principio cabe mencionar que este departamento es responsable de atraer a las personas en número suficiente para cubrir los puestos vacantes. La consecución del personal idóneo implica todo un proceso implica todo un proceso que consta de cinco fases es decir, reclutamiento, solicitud, entrevista previa, selección y contratación.
1.Reclutamiento : Es la accion de atraer al futuro persnal mediante anuncios en la prensa y otros medios de difusión.
2.Solicitud. Una vez que el aspirante esta en contacto con el departamento de personal, deberá llenar una solicitud de ingreso al hotel incluyendo, además de sus datos personales, su escolaridad, experiencia en empleos anteriores y nombre de personas que puedan testificar que los datos de la solicitud son veraces y muy en particular, la honestidad del aspirante.
3.Entrevista previa. El jefe de personal tiene amplios conocimientos sobre las entrevistas con los aspirantes y obviamente sobre los requisitos del puesto solicitado por lo que además de aplicarle un test al aspirante, el jefe de personal lo interroga a fin de disponer de todos los elementos para poder emitir su opinión.
4.Selección. Una vez que el jefe de personal ha reunido los elementos procede a seleccionar al personal idóneo, considerando desde luego al mas competente, estable y que pueda prestar un servicio prolongado.
5.Contratación. Durante esta última fase el jefe de personal procede a formular el contrato de trabajo de acuerdo con la ley de trabajo en vigor. El siguiente paso será someter al nuevo empleado a un examen medico y asegurarlo.
Los grandes hoteles dedican mucho tiempo y esfuerzo a producir ideas para el mejoramiento de la productividad. Sin lugar a dudas el mayor potencial se encuentra en los empelados por lo que con objeto de desarrollar un personal competente, los hoteles han optado por proporcionarles un adiestramiento adecuado; obviamente, el director de personal no puede encargarse de toda la preparación , razon por la cual los supervisores, ejecutivos y jefes de departamentos absorben esa responsabilidad; la instrucción se imparte a todos los niveles es decir para el personal no especializado, el semi especializado y el especializado.
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